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如何实现博物馆藏品管理中的可持续化
作者:雷鸣霞    来源:自然博物   发布时间:2018-02-02    点击数:     【字体:

  作者:雷鸣霞(浙江自然博物馆)
  欢迎转载,须注明作者与来源(《自然博物》第4卷)

  【摘要】随着社会可持续化发展趋势的日益彰显,博物馆可持续化发展已成为博物馆工作的要务。实现博物馆藏品管理工作的可持续化,是推进博物馆可持续化发展的基础。为藏品营造可持续化管理的环境、实现从环境到实物的有序管理,把优质服务贯穿到各个提用环节,是实现博物馆藏品管理中的可持续化的必由之路。
  【关键词】博物馆;藏品管理;可持续化

  我国博物馆行业首部全国性法规文件《博物馆条例》将博物馆定义为“以教育、研究和欣赏为目的,收藏、保护并向公众展示人类活动和自然环境的见证物,经登记管理机关依法登记的非营利组织”。在全球生态系统及国际环境形势可能带来的自然与人的挑战面前,博物馆须确保自己有能力继续担当文化遗产守护者的重任。博物馆的业务活动,如公众教育、展览策划等,应当努力朝着“创建可持续发展社会”的方向进行探索和实践。作为博物馆工作者,必须全力以赴确保博物馆成为维护社会可持续发展的重要文化推动力(励小捷,2015)。作为博物馆的核心物证载体的藏品,其存在状态是否“可持续化”,决定了博物馆能否继续以原有立场及身份履行其所肩负的职责和使命。故而,在可持续化发展为导向的趋势下,探讨分析博物馆的藏品管理工作思路及流程规划,是必要且有意义的。

  1  履行使命,把可持续化理念运用到藏品管理中

   什么是藏品?博物馆的藏品身份是基于明确的条件要求,经过一系列复杂规范的程序才能获得的物件身份。通常认为,藏品是博物馆为了社会教育和科学研究,根据自身的性质,搜集保藏的自然界和人类社会物质文明、精神文明发展的见证物(王宏钧,2001)。藏品作为见证物所承载的信息包含两方面:一是藏品自有实体以来的自然属性,即藏品所有的经观察记录获得的各种信息;二是社会属性,即藏品实体作为人类文化相关品所发生的与人有关的各种信息。这些信息能从不同的领域和侧面真实地反映事物本来面貌,是人们认识人类社会和自然界的原始信息资料。故而,藏品作为物证,其所承载的物证信息能够持续性存在是确保人类下一代能有效认知的重要前提。

  要确保实现这样的持续性存在,藏品管理机制的科学化建立与运作必不可少。在博物馆内部,藏品管理的目的是用科学的方法进行鉴选、分类、登记、鉴定、分级、编目、建档,从而能够达到制度健全、账目清楚、鉴定确切、编目详细、保管妥善、查验方便的藏品管理要求。在藏品保护过程中,博物馆需要有意识地从几个方面去保管藏品,如减缓藏品的自然老化;防止机械性损伤、物化生物等因素甚至人为因素的影响破坏;确保藏品保持其固有的面貌及其承载的原始信息。但从宏观而言,博物馆的藏品管理不仅是包括日常对藏品的保管取用,在更深的层面上,还应该包括围绕藏品状态管理行为本身而展开的专业研究和总结应用。

  由于博物馆对藏品的这种保管传承关系代表着社会给予博物馆的最高层面的信任,所以博物馆的藏品管理工作是博物馆在社会可持续发展中有效履职的关键。博物馆必须确保它所保管的藏品能够履行博物馆的使命和社会托付的职责。社会可持续化发展对博物馆提出的可持续化要求,其核心亦应在能够实现所保管物证和相应信息的数据库可靠持续地存在,博物馆的使命亦即维系在 “藏品及其承载的信息”得到更科学理性地延续使用。因此,把能够可持续化提供人类社会与自然的物证及物证信息作为一种工作理念和终身目标,在藏品管理的各项具体操作中进行实践,是事关博物馆可持续化发展的非常重要的抉择。

  博物馆种类众多,每一类博物馆都有其特质化的管理模式。本文仅以自然史类博物馆为例结合此类博物馆的特点属性,阐释如何在藏品管理工作中充分体现可持续化发展理念,从而确保博物馆未来发展井然有序。

  2  科学规划,为藏品营造可持续化管理的环境

  藏品管理首先考虑的是藏品存放问题。藏品库房的建设规划对藏品的保存管理,以及有效提用有着首当其冲的优先性。“作为博物馆的藏品库房,需要有足够的空间和完善的设备,保障藏品在收藏过程中能得到妥善保护,免受人为的或自然的损坏。”(中国大百科全书编辑社,2004)虽然在现实中往往是先有藏品,再有藏品库建设,但为了更理性地规划博物馆的藏品管理,库房建设规划需要比藏品管理更早展开。
       
  2.1 藏品库房建设规划需充分考虑前瞻性和博物馆未来的发展趋势

  首先,在库房规模体量上要有预见性。不管是新建或是改扩建博物馆,都要在规划阶段充分考虑藏品库房的预留面积。目前各地新建博物馆在进行博物馆功能区域规划时,一般是依据已有藏品规模及增量率来推算库房面积。然而,随着藏品数量的提升和已有藏品保管模式的规模化,围绕库房所需的库区配套小空间的增量也是很惊人的。比如由于藏品数量增加、藏品管理人手增加、进出库房的同批人次需求增加,从而可能导致人员通道的更衣室、风淋通道等一系列空间设备的使用需求增加。同时,由于藏品门类和数量的同步增长,同类藏品在进行修复、保养、研究等后台提取时,涉及更多的相应工作人员,其所需的工作区域也是同比例增长的。基于此种情况,博物馆库房建设在建筑规划时就需进行更细化的分析考虑,不能因为尚在建筑设计阶段而忽略。

  其次,对库区进行分库规划时,需要充分权衡各门类藏品不同的自然属性、材质及制作工艺,并以此来规划建造不同环境条件、不同类型的库房,以满足不同保藏要求的藏品存放。同时,要贯彻《文物系统博物馆安全防范工程设计规范》的“十防”要求,把藏品差异化保藏诉求和人员操作条件诉求提前到建筑规划设计阶段提出,确保后续的空间细化和设备管线设计实施有明确的保藏使用导向,避免库房建成使用后出现诸如藏品动线过于繁杂、人员通道存在“十防”漏项等遗憾情况。

  2.2 库房的使用规划核心是排架系统的设计

  库房一旦建成投入使用,其空间的有效利用是实现藏品科学管理的重要保障。库区内的空间划分应以藏品工作流线为导向;进入库房后,库房空间的划分应以藏品排架体系为导向。

  同一个库房内,由于藏品所需的物理环境指数接近,藏品柜架的选取就能以藏品本身的形制体量为空间依照,以藏品的研究门类需求为排架依据。目前比较多见的柜架为可移动静电喷塑密集柜,运用相对封闭的柜组,实现柜架内小环境的避光防尘。“藏品特殊性决定了柜架的多样化,根据藏品的体形特征进行设计的同时,也不能忽略其规格的规范。实践证明,藏品柜架外形的规范并不影响藏品柜架内部的多样化。”(陈莹等,2011)用柜组的整体规范性确保库房空间的摆放最大化使用,用柜架内隔断的可调性来适应藏品形态体量的多样化,从而满足博物馆在可规划年限内的藏品保藏需要。

  结合藏品管理工作的实践经验,对自然史类藏品的排架,可采用多个关键词的分段优先序列。以皮毛类藏品为例,进入库房后按鸟类和哺乳动物类划分柜组空间,接着以藏品的标本形态制式来划分柜架以分别存放姿态或假剥制标本,同一柜架区内再遵从研究门类的序列进行藏品排架。如此一来,既不增加藏品的提退难度,还可以充分细化柜架的空间利用率,同时最大限度地保留了藏品研究的便捷性。需要特别补充说明的是,自然史类博物馆往往由于其自身历史原因,会有一批或数批藏品具有单次历史意义。此类藏品或源自某次主题的收藏捐赠,或基于某人终身的学术成就。由于藏品除了自身的学术属性外,还有人类学研究属性,所以,为了避免此类深层面信息被遗漏和忽视,建议划分单独柜架作藏品保藏。

  总之,从博物馆建筑设计阶段开始,就需要对涉及藏品工作操作的建筑空间进行一系列的设计规划,库区空间流线的前瞻性预留、藏品库房柜架组的规范式布置、柜架内的排架体系的适应性设计,都需要先于藏品本身进行全盘考虑。

  2.3 藏品规划需与库房设施建设先期规划并重

  “藏品规划主导博物馆藏品的内容,并且为博物馆希望拥有何种藏品提供一个统一的机构愿景。藏品规划指导员工在一定年限内以既定的方式朝着某种协调一致、统一的方向来完善和提升藏品的价值。”(美国博物馆协会,2010)也就是说,博物馆应该清楚预见到本馆藏品在未来的增加将直接影响本馆藏品管理工作的发展态势。

    
  藏品规划时,一般需要做到两个有数:对现有藏品的品系数量情况有数;对可征集范围内的潜在征集对象的情况有数。摸清现有藏品的品系数量情况,主要是要找出藏品体系的门类缺项、重要信息品质件的收藏缺件;对可征集范围内的潜在征集对象做到心中有数,是指根据藏品级别、获取难易程度、博物馆自身的定位立意及上级主管平衡需求等来制订藏品征集的短、中、长期计划。以现生生物类藏品为例,摸清馆内现有藏品具体情况,统计出相应门类的收藏数量及形制品相,找出学科门类中尚未收藏的类别,结合博物馆自身学术研究的发展规划,列出相应的收藏空白项和收藏薄弱项,再根据我国《野生动植物保护法》等相关法规划定的珍稀界别,充分考虑博物馆将来的展览规划需要,对稀缺或动态变化剧烈的现生物种标本保持密切关注,拟定征集线索,及时跟进收藏。这样做,最核心意义于,避免了博物馆因收藏而造成藏品稀缺性的伦理尴尬。一方面,通过有序统计,避免了现生物种标本的不必要重复制作;另一方面,在珍稀物种标本高稀缺现状下,尽量确保了博物馆的征集优势和实力。这对物种本身的生态可持续化也具有重要的意义。

  在规划实施过程中,博物馆还需要兼顾三个平衡:平衡研究与展示活动的用途侧重;平衡文物入藏与教学入藏的入藏侧重;平衡展厅与库房的存放侧重。平衡研究与展示活动的用途侧重,是因为同类信息载体的藏品在实际情况中存在有形制差异,无论征集修复后的完整态,还是原始遗存形态的残缺件,其实分别体现了藏品进入博物馆后的提用侧重。平衡文物入藏与教学入藏的入藏侧重,是指藏品的入藏身份设定,随着博物馆教育活动形式的丰富多样化,藏品实物的触碰体验需求日益增多,自然史类博物馆在藏品征集之初可以根据教育活动策划设立教学用藏品库,从而将具有文物身份的藏品在博物馆教育活动中的提用压力进行分摊减轻。平衡展厅与库房的存放侧重,是指从藏品的外在环境空间资源进行考虑,在藏品的征集规划时不仅要兼顾展示、教育、研究等一系列提用需求,更需要充分考虑这些提用结束后的库房容量,不能一味地追求研究规模或展览的形式设计效果,进而导致藏品数量和规模增长过快。

  3  精心保管,实现从环境到实物的有序管理
  藏品规划付诸实施后,一系列的藏品管理操作便是围绕藏品本身的可持续化保藏使用这一目的而展开。“博物馆应该积极主动地发现可能会对人员及藏品造成伤害的各种风险,而正确分配资源来减少这些风险对博物馆的管理更是至关重要。”(美国博物馆协会,2010) 《博物馆藏品管理办法》的诸项规定,宽泛地讲,就是在尽量降低博物馆的藏品风险,这个风险指的是藏品及藏品信息遭受损失的可能性。这种可能性通常由客观因素或主观因素引发。藏品本身材质的多样性和差异性导致了藏品风险程度不同,现有的藏品保存环境、保管方法、保护技术等一系列博物馆技术也还在经验实验科学阶段,与藏品保藏发生关联的各对应专业人员的经验和技术能力也存在一定的局限。(刘舜强,2011)基于风险存在的因素提出针对性降低风险的解决办法,是藏品管理在具体操作中追求可持续化的一种工作思路。结合具体的藏品管理工作经验,以如下三个操作环节为例一一说明。

  3.1 装置
  在入藏环节,征集品本身往往是博物馆的关注重点,但一旦决定将其入藏,就需要对该藏品的配套藏品装置进行同步跟进了。藏品装置属于藏品保护的硬件组成单元,是离藏品最近的一组物件。其作用在于确保藏品形态的维持、在柜架里的固位以及搬运移动时的相对稳定。此外,还可能负责藏品信息标注的着附及对应。由于装置和藏品是一一对应终身伴随关系,装置方案的科学化显得尤其重要。以自然类藏品为例,蛋、巢类标本的装置就需要有对应的避免盒内晃动或挤压的隔断设计,同时还需便于检视查看;而骨骼类标本的藏品装置除了确保骨骼形态表达准确外,还需要考虑必要的预应力设计,以免长时间紧固支撑导致标本受力损坏。

  3.2 信息采录
  在完成鉴选登账后,便是藏品信息的汇编工作。这项工作需要充分重视各项信息来源的数据采录。采录流程的科学设计能够有效规避行政内耗。在现有的藏品录入系统里,各个登录子项充分翔实,采录人员据实填写即可。需要重视的是,随着对藏品固定资产管理的强化,财务角度的“征集购入”来源的藏品会逐年增加。由于递交双方的交割以协议合同的形式存在,当藏品入藏时,该交割行为早已完成,故博物馆藏品管理人员能有效追溯藏品的相关信息,成为藏品信息采录的一个瓶颈。目前比较有效的解决办法是在征集人员拟定征集协议时便要求对方充分提交征集品相关信息数据,作为征集品的附属部分一并点交。但如果遇到多个征集方同时向一方征集同一件物品的情况,该办法就很有可能成为征集失败的主因了。藏品信息在入藏环节的采录,是一项决定藏品日后在博物馆物证价值体系里重要程度的工作环节。重视采录,就是为博物馆的物证可持续化使用做铺垫。

  3.3 库内保管
  藏品进入库房后,其日常管理需以观测多、扰动少、预控早作为常规保养的操作宗旨。库房的日常工作通常有环境监测(包括库房内大环境与柜体内小环境的比对)、潜在虫害观测、装置固件老化观测、小环境驱避剂添补等。这一系列的观测是以设备自动化监测为基础的,库房的恒温恒湿系统、送风过滤装置等都是为藏品环境的理想指标数服务的。但藏品管理人员不能僵化地认为读数必须在理性值域内才是安全的,要充分考虑库房外气候环境的影响、设备的读数误差等潜在因素,动态地分析设备读数,只要读数动线体现了稳定的环境趋向,就可以接受值域范围外偶尔的读数突破。强调这一点是为了减少由于对设备读数的过度紧张而导致频繁扰动柜列藏品的可能。藏品管理的具体操作上要秉持不做无理由的藏品扰动,诸如拿出柜列、放检视台查看等举动。

  在藏品库房管理中考虑应对方案时也应坚持以预控措施为主、及时修整为辅的原则,尽量避免出现紧急处理的管理状况。如IPM综合虫害管理(美国博物馆协会,2010),充分了解库区管路出入口,重点监控该处的虫鼠活动,以降低库区生物危害的风险。自然类藏品中有标本工艺局部出现留脂过多而有虫蚀隐患的应及时对局部进行药物加涂,配合跟踪观察,基本可以防患于未然。同时,整个库区根据博物馆所在地区虫害活跃繁殖规律进行全面的药物灭虫操作,更是常规工作中充分体现物证信息重要性的举措。

  此外,基于以上观测多、扰动少、预控早的库房管理宗旨,库房的每一次开门,都是对库房趋于稳定的内环境的一次扰动,所以人员进出库房的频次、时长也应考量在库房的环境管理范畴内。因而,博物馆要尽量使人员进出库房规律化。根据不同的地区、季节,结合库房内藏品的属性特点,尽量把必须在库内操作的工作控制在一定时长内完成,不能单次完成的可考虑适当分次完成。
   
  4  严守规则,把优质服务贯穿到各个提用环节

  良好的藏品管理是为藏品有序提用服务的,把藏品在保藏状态下的良好状态可持续地维持到各个提用环节,是藏品信息得力保藏的又一阶段。“博物馆的藏品价值在于它们向公众和学者开放,在于藏品本身所蕴含的信息通过文件记录和那些保管它们的人的知识得以保存。将藏品‘束之高阁’,也就是说将它们放在库房内,对它们不进行或者尽可能少地进行研究和使用,看似减少成本的理想短期战略,其实这种做法具有一定的风险。许多种类的藏品在缺乏定期检查和照料的情况下会发生质变。藏品常常只有通过某位有经验、学识渊博的员工的精心安排才能以有意义的方式对外开放,而博物馆的收藏一旦遭到破坏就很难重新建立起来。”(美国博物馆协会,2014)

  研究修复提取时,藏品的信息出现两个方向的变动:一方面,由于进行了修复或研究,围绕藏品发生了新的社会属性信息,这是藏品信息的增量;另一方面,由于修复,可能存在原有固件被替换甚至部分材质改变,或者基于研究否定了一部分原有的信息表达,总之是造成原有信息消失、取代或被否定。这样的提取环节结束后,藏品信息的动态采录工作务必要实时跟进,因为这类信息数据对藏品将来的物证价值有着深远影响和重大意义。此外,在研究中,还需重视对同类藏品的统计学信息的记录。每一件藏品都可以视作一个人类与自然活动样方里的采样,采样单体本身的信息固然重要,但整个样方的信息面貌需要由全部采样的同异点统计分析来体现。

  展览活动提取时,藏品面临的风险是骤然提高的。无论是展陈设计还是教育活动设计,都需要在设计策划之初便充分与藏品管理人员进行沟通,明确该次提用的必要性,了解所需藏品情况,包括藏品状态是否符合展览活动预期、藏品保藏状况是否能承受展览活动强度等,从而确保藏品能积极体现其博物馆物证的价值。由于承载有重点信息的藏品会有反复提用的需求,为了充分满足博物馆的这类藏品提用需要,同时确保藏品能够在将来持续性提用,建议对同类关键词信息的藏品建立轮候制,确保每件藏品在提用后有足够的调整保养周期,同时尽量推荐提用形制更牢固稳定的藏品参与展览活动。

  藏品管理的信息数据化已是常态,把藏品的相关信息资料及图像以电子数据形式存储在电脑里,不仅可以降低一般性藏品研究的反复且繁重的实物提取工作量,同时也为博物馆的物证信息使用开拓了新的提用途径和共享方式。通过博物馆的网络共享平台,与网络里的其他社交平台及资源库形成交流共享,可为公众的信息提取需求提供服务。同时,这还可能便于学术研究的横向沟通发展。但为了避免在信息传递过程中发生无序化的数据淹没和干扰,确保藏品信息的原真和原有量不发生偏差或损失,在翔实准确的藏品信息数据库的基础上,需要设计一个适应博物馆的分级授权的藏品信息分享模式,不同的共享对象享有不同的信息开放权限,确保藏品信息得到有效的管理和使用,从而使博物馆由藏品实体的有序开放提升到藏品信息的有序开放。

  5  结语

  综上所述,博物馆一直以来严格遵守的、不断优化的藏品管理办法,其本身也是可持续化发展理念的体现,只是伴随着世界环境保护压力的增加、社会生态文明共识的达成,以及可持续化发展趋势的日益彰显,这一理念需要在博物馆藏品管理中得到继续贯彻和进一步强化。要使博物馆在社会可持续化发展中继续保持中坚力量,博物馆需要努力做到:藏品实体得到充分必要的收集,并使之保存得更全面、更完好、可预见时间更长久;藏品信息在藏品的持续使用中得到科学方法的厘清、记录、研究、再现、保存,以满足博物馆在长久发展的未来有充分可信任的物证信息可以使用;以可持续化理念为导向,利用科学手段进行藏品管理,在各个流程环节降低藏品使用的风险,进而实现智慧保护、智慧管理和智慧服务。

  (原载于《自然博物》第4卷,第124-129页)

 
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